Hitachi Capital Polska

Co tak naprawdę oznacza COMPLIANCE dla organizacji?

Bez względu na to czy jesteś właścicielem firmy, kierownikiem, dyrektorem personalnym lub przedstawicielem handlowym, działasz zgodnie z regulaminem firmy lub ogólnie przyjętymi zasadami.

Słysząc wymowne compliance zastanawiamy się, co tak naprawdę kryje się pod tym pojęciem? 

Sama nazwa wywodzi się z języka angielskiego i oznacza nie mniej ni więcej tylko „zgodność”…..Ale compliance tak naprawdę narodził się w Stanach Zjednoczonych w latach 90-tych, na fali wykrywania przestępstw gospodarczych. Najogólniej rzecz ujmując, chodzi o stworzenie takiej struktury w firmie, dzięki której unikniemy szeroko pojętych nieprawidłowości. Jakie to miałyby być nieprawidłowości oraz kto miałby się ich dopuścić to już zupełnie inna kwestia i zależy od zakresu prowadzonej działalności.

Dajmy na to, stosujemy się do zasad compliance poprzez przestrzeganie nakazów i niełamanie zakazów ustanowionych przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Ale każde przedsiębiorstwo ma przecież swoje wewnętrzne regulacje, a nawet dalej – standardy etyczne, których złamanie nie spowoduje bezpośrednio żadnych sankcji prawnych, aczkolwiek może doprowadzić do naruszenia prawa powszechnie obowiązującego.

Działanie compliance powinno być dwutorowe:

  1. Wewnątrz organizacji – i tutaj ważna jest właściwa edukacja pracowników, aby byli świadomi konsekwencji złamania panujących zasad i regulaminów.
  2. Na zewnątrz organizacji – czyli nic innego jak ochrona danych osobowych, przeciwdziałanie „praniu” brudnych pieniędzy, a także przejrzystość współpracy z kontrahentami oraz organami prawnymi.

Wyróżnia się 4 wspólne obszary przestrzegania zasad:

Human Resources, tzw.’zasoby ludzkie’

Human resources obejmują taki ogrom różnych ważnych kwestii, iż nieprzestrzeganie choćby jednej z zasad, może doprowadzić do całkiem sporego bałaganu „legalnego”. Compliance wymaga od pracowników tegoż działu bycia na bieżąco ze zmianami przepisów dotyczących, opieki nad dziećmi, miejscem pracy, równością małżeńską, zapobieganiu molestowaniu czy też dyskryminacji w miejscu pracy.

Bezpieczeństwo w miejscu pracy

W każdej formie powinien być system wewnętrznych zasad, których głównym celem będzie ochrona pracowników przed wszelakimi zagrożeniami. Oznacza to, że powierzchnie biurowe lub produkcyjne, muszą spełniać pewne wytyczne dotyczące bezpieczeństwa. Należy przeprowadzać regularne kontrole bezpieczeństwa, próby przeciwpożarowe i inspekcje, a każdy pracownik powinien otrzymać stosowne przeszkolenie w tym zakresie.

Finanse przedsiębiorstwa

Zarządzanie finansami powinno zajmować nadrzędną pozycję w ramach compliance. Prowadząc biznes, należy być świadomym konsekwencji chociażby niepłacenia podatków. Zadaniem każdego pracownika jest działanie na rzecz zapewnienia warunków do sprawiedliwego handlu, przeciwdziałanie przestępczości finansowej,  oraz utrzymanie zaufania konsumentów do systemu finansowego.

Ochrona danych

Zapewnienie bezpieczeństwa danych może okazać się kluczowe dla istnienia każdej firmy. Należy stale monitorować, czy dane i infrastruktura sieciowa firmy są aktualne, aby zapobiec niepożądanym ‘wyciekom’. Każdy pracownik powinien zostać przeszkolony, jak postępować z poufnymi danymi.

Compliance jest wielostronną i złożoną sprawą. Monitorowanie procesu wdrażania obowiązującego prawa, tak aby przejrzystość wszystkich przepisów i standardów w firmie była niekwestionowana, nie jest łatwą sztuką. Obecnie większość firm boryka się z niewłaściwym obiegiem informacji. Okazuje się, że informacje docierają do niewłaściwych osób, i tak naprawdę nie wiadomo, kto jest odpowiedzialny za podjęcie wiążącej decyzji.

Dlatego, aby uniknąć chociażby, kłopotów finansowych, pogorszenia reputacji przedsiębiorstwa, a niekiedy nawet skandalu medialnego, każda firma powinna ‘uszyć na miarę’ swój własny compliance i monitorować jego działanie.

 

Beata Malicka
risk and compliance manager
Hitachi Capital Polska

 

 

 

 

Napisz do autora

wstecz

Wyszukaj

 

 

Kategorie

 

Autorzy