Hitachi Capital Polska

Polityka prywatności

Polityka prywatności

Będąc dostawcą o zasięgu globalnym, firma Hitachi rozumie wartość informacji, zarówno tych dotyczących nas, jak i naszych klientów. Chronimy wszelkie dane uzyskiwane od użytkownika oraz prowadzimy rygorystyczną politykę w odniesieniu do kwestii prywatności, jak sprecyzowano poniżej. Pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Hitachi, Ltd. (zwana dalej „Hitachi”) zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

 

Firma Hitachi przetwarza różne rodzaje informacji, w tym swoje własne informacje techniczne oraz informacje przekazywane przez jej klientów, jako dostarczający kompleksowe rozwiązania dostawca o zasięgu globalnym. Mając to na uwadze, firma Hitachi zawsze dążyła do ustanowienia oraz pełnego egzekwowania systemu zasad zarządzania informacjami, tak aby respektować wartość wymienionych wyżej informacji. Zważywszy na wspomniane podstawy, Hitachi dołoży wszelkich starań, aby określić odpowiednie zasady oraz stworzyć system zarządzania ochroną danych osobowych w firmie, jak również ustalić politykę prywatności oraz promować ją wśród członków zarządu i pracowników. Ponadto Hitachi podejmie stosowne działania mające na celu upublicznienie swojej polityki prywatności. W celu prawidłowej ochrony danych osobowych firma Hitachi będzie opierać się na wspomnianej polityce.

 

Administrator Danych

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informuję, iż:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest firma Hitachi Capital Polska sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie (02-797), ul. Franciszka Klimczaka 1. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iodo@hitachicapital.pl
  2. Hitachi przywiązuje znaczną uwagę do ochrony danych osobowych dlatego też został wyznaczony inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować pod adresem poczty elektronicznej: iodo@hitachicapital.pl. Administrator zachęca do kontaktu z IOD w związku z jakimikolwiek wątpliwościami dot. przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych.

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

  1. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez Hitachi w następujących celach:

Cel przetwarzania

Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych

Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje

Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem.

art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

 

Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat.

Hitachi w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów.

Rozpatrywanie skarg i reklamacji.

art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

 

Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów.

Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi

art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO

 

Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.

Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów.

Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

 

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.

-

Prowadzenie statystyk

Art. 6 ust. 1 lit f RODO

 

Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych.

Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności

Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

 

Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.

Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO

 

Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód.

 

Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Hitach i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody).

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.

Kontrola dostępu, w tym monitoring na teren administratora danych w celach podniesienie bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji.

Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO

 

Do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż rok czasu.

 

Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu.

Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 22 2 KP).

 

Administrator danych może uzyskiwać podstawowe dane pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określonych sytuacjach nr dokumentu ze zdjęciem) przed przybyciem osoby, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje.

Prowadzenie rekrutacji

Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO

 

Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.

Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.

Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami

Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO

Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

 

Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.

Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.

Prowadzenie formularza kontaktowego na stronie www

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności

 

  1. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza Unię Europejską do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  2. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób prowadzący do decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływa.
  3. Zgodnie z art. 21 ust. 4 RODO informuję, iż przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących Pani/Panu danych osobowych. Sprzeciw należy złożyć inspektorowi ochrony danych, którego dane kontaktowe wskazane są w pkt 2. Zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO, składając sprzeciw, należy wskazać jego przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją.

 

Odbiorcy danych

  1. W związku z prowadzoną działalnością Hitachi będzie ujawniać Państwa dane osobowe m.in. następującym podmiotom:
    • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa;
    • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z Hitachi w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Hitachi i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami;
    • podmiotom działającym z upoważnienia Administratora, w szczególności pracownikom i pozostałym podmiotom współpracującym z Administratorem.
    • importerom i dealerom samochodowym, firmom serwisującym, brokerom i agentom ubezpieczeniowym, oraz zakłady ubezpieczeń;
    • bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.

 

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

  1. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, a jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody: prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

     

    Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

  2. Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz w sytuacjach przewidzianych przepisami prawa. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
  3. Jeśli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

  1. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.